Surat menyurat merupakan salah satu jenis pelayanan yang terpenting yang ada di setiap Desa, terkait dengan aspek pelayanan kepada masyarakat desa. Untuk sebagian besar kantor instansi pemerintahan berlingkup desa untuk pembuatan surat masih memiliki kendala seperti warga yang akan melakukan pengurusan surat masih harus datang ke kantor desa untuk mengurus surat yang diinginkan, mulai dari membawa dokumen yang diperlukan hingga menunggu proses surat menyurat selesai.

       Dalam rangka untuk mempermudah warga Desa Dangin Puri Kauh untuk melakukan pengurusan surat menyurat, Pemerintah Desa Dangin Puri Kauh memberikaan media berupa surat online yang dapat diakses pada danginpurikauh.desa.id/surat, dengan adanya media surat menyurat yang dapat dikases secara online (terhubung jaringan internet), diharapkan mampu mempermudah warga Desa Dangin Puri Kauh yang akan melakukan pengurusan surat tidak harus datang ke kantor Desa Dangin Puri Kauh untuk membawa dokumen yang diperlukan, namun cukup dengan mengisi data yang diperlukan pada surat online melalui tautan danginpurikauh.desa.id/surat, kemudian mengecek secara berkala apakah surat sudah diterima, diproses dan sudah selesai, saat status surat online sudah berisi keterangan selesai, warga Desa Dangin Puri Kauh tingga mengambil surat yang diinginkan sebelumnya.

Adapun tata cara penggunaan surat online Desa Dangin Puri Kauh dari awal pengajuan permohonan surat hingga surat dapat diambil ke kantor Desa Dangin Puri Kauh, antara lain:

• Mengakses website desa pada link danginpurikauh.desa.id

Hal pertama yang harus dilakukan untuk melakukan pengajuan permohonan surat yaitu warga Desa Dangin Puri Kauh harus mengakses website desa memalui handphone maupun komputer yang terhubung ke jaringan internet terlebih dahulu.

Gambar Tampilan Website Desa

• Tahap kedua yang harus dilakukan oleh warga yang akan melakukan pengajuan permohonan surat. Dimana setelah masuk ke tampilan depan website desa, warga harus memilih menu surat online, dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar Pilih Menu Surat Online

• Tahap ketiga yang dilakukan warga untuk melakukan pengajuan surat online, setelah sebelumnya warga memilih menu surat online, warga akan masuk ke tampilan yang berisikan tombol ajukan permohonan yang harus dipilih oleh warga yang akan mengajukan permohonan surat pada tahap ini. Dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar Pilih Tombol Ajukan Permohonan

• Tahap keempat, warga akan masuk ketampilan dimana terdapat data-data yang harus diisi mulai dari jenis surat yang akan diajukan, foto ktp dan kk, nama, nomor telpon, kewarganegaraan, agama, dan data yang diperlukan lainnya, dapat dilihat seperti contoh gambar dibawah.

Gambar Contoh Pengisian Data

• Tahap kelima, setelah semua data yang diperlukan untuk pengajuan permohonan surat sudah diisi dengan benar, warga harus menekan tombol kirim permohonan agar diterima oleh petugas kantor desa. Dapat dilihat pada gambar dibawah

Gambar Kirim Permohonan

• Setelah selesai melakukan kelima tahapan sebelumnya, warga dapat mengecek apakah surat yang warga ajukan statusnya sudah diterima, diproses, selesai ataupun ditolak oleh petugas yang berada di Kantor Desa Dangin Puri Kauh pada tampilan awal surat elektronik, pada saat ini warga harus melakukan pengecekan secara berkala untuk mengetahui progres dari surat yang dimohonkan, tampilan status dapat di lihat pada gambar berikut.

Gambar Status Surat yang Dimohonkan

• Apabila surat yang diajukan statusnya ditolak akan terdapat keterangan penyebab ditolaknya pengajuan permohonan surat, dan untuk mengajukan kembali surat yang ditolak warga harus melakukan tahapan dari awal untuk memperbaiki kesalahan yang mengakibatkan pengajuan permohonan surat ditolak.
• Jika surat yang diajukan permohonan statusnya sudah selesai, warga yang mengajukan bisa datang ke kantor desa untuk mengambilnya.

Demikianlah tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk melakukan pengajuan permohonan surat secara online, dengan melakukan pengajuan permohonan surat secara online akan menghemat waktu dari warga Desa Dangin Puri Kauh untuk mencari surat yang diinginkan.